„Onboarding“ wird der Prozess in Unternehmen genannt, bei dem neue Mitarbeitende in das Unternehmen eingeführt werden. „Onboarding“ bedeutet „an Bord holen“ – also den neuen Mitarbeitenden ins Boot holen, in das Unternehmen integrieren. Dieser Prozess ist für den neuen Mitarbeitenden und auch für das Unternehmen sehr wichtig. Hierbei entscheidet sich, ob neue Kolleginnen und Kollegen sich willkommen fühlen, sofort gerne mitarbeiten und sich gut in das Unternehmen sowie in das Team integrieren. Das Onboarding trägt essentiell zur Bindung des Mitarbeitenden an das Unternehmen bei. Daher ist es uns bei EXYTRON sehr wichtig, diesen Prozess so optimal wie möglich zu gestalten.
Aufgrund der hohen Nachfrage befindet das EXYTRON-Team derzeit in einem starken Wachstum. Anfang 2020 waren wir 12 Mitarbeitende – zum Ende des Jahres sind wir nun 23. Zurzeit kommen jeden Monat neue Kollegen dazu und wirken an unseren emissionsfreien, dezentralen und autarken Energieversorgungssystemen mit. Es ist uns zum einen wichtig, dass neue Kolleginnen und Kollegen sehr gut in das Team passen, und zum anderen, dass sie schnell einsatzfähig sind und aktiv an den Projekten teilnehmen können. Wir haben uns darum für ein Mentoren-Programm entschieden, um neue Mitarbeitende möglichst schnell zu integrieren.
Das beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Nach der Vertragsunterzeichnung stehen wir im engen Kontakt mit dem neuen Mitarbeitenden. Drei bis vier Tage vor dem ersten Arbeitstag bekommt die neue Kollegin oder der neue Kollege eine E-Mail mit den wichtigsten Eckdaten über den Ablauf für diesen aufregenden Tag. In dieser E-Mail steht beispielsweise, wann sie oder er erwartet wird, wer sie oder ihn empfängt, wer ihr oder ihm als Mentor zur Seite gestellt wird und welche Unterlagen bzw. persönlichen Angaben wir benötigen.
Parallel bereiten wir einen Einarbeitungsplan vor, in dem die Zuständigkeiten und die notwendigen Maßnahmen zusammen mit einem Zeitplan festgelegt werden. Es wird gemeinsam mit dem Mentor ermittelt, was der neue Mitarbeitende in seiner Position benötigt – z. B. welche Software, PC oder Laptop, welche Arbeitsmaterialien usw.
Am ersten Arbeitstag wird der neue Mitarbeitende von der Personalabteilung empfangen und den anwesenden Kolleginnen und Kollegen bei einem Rundgang durch das Unternehmen vorgestellt. Dann erfolgt ein kurzes Begrüßungsgespräch mit dem Vorgesetzten. Anschließend kann die neue Kollegin oder der neue Kollege seinen Arbeitsplatz beziehen, auf dem sie oder er eine kleine Grußbotschaft findet. Nach einer kurzen „Ankommen“-Phase geht es los mit den wichtigen organisatorischen Punkten, wie z.B. einer Erstunterweisung zum Thema Arbeitsschutz. Nachdem die organisatorischen Punkte erledigt sind, übernimmt der Mentor und macht den neuen Mitarbeitenden mit den betrieblichen Abläufen vertraut. Der Mentor gilt auch in fachlichen Fragen als Ansprechpartner. Grundsätzlich steht aber das gesamte Team für Fragen zur Verfügung und unterstützt gerne das Ankommen bei EXYTRON.
In den nachfolgenden Tagen hilft der Mentor der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen, sich in die Arbeitsabläufe einzufinden. Hier ist das oberste Ziel, dass sie oder er eigenverantwortlich arbeitet, das Rollenklarheit besteht und die soziale Eingliederung in das bestehende Team gewährleistet ist.
Onboarding ist ein Prozess, an dem viele Mitarbeitende eines Unternehmens beteiligt sind. Bei der EXYTRON GmbH helfen alle Mitarbeitenden gerne beim „an Board kommen“ und freuen sich auf neue Impulse für die vielfältigen Projekte, an denen wir arbeiten.
(Catarina Heller, Personal)
